2022.01.12
日報は魔法のツール！？
業種にもよりますが、仕事をする上で「日報」や「週報」を提出するというのは珍しくないのではないでしょうか。
少なくても私自身は「社会人の基本」として認識しています。
「模擬会社」をテーマとするスキルアップスマイルでも同様に日報の提出をお願いしています。
（作成についてはDX化としてスプレッドシートを使用しています。）
ではなぜ日報なのでしょうか？
本日はそんな「日報」について一緒に考えてみませんか？
元事務員が考える、日報を作成することでもたらす良い３大効果は下記の通りです！
「ビジネス文書作成スキルの向上」
「業務の効率化」
「職場での円滑なコミュニケーションと業務評価」
それでは是非最後までご覧ください。
●ビジネス文書スキルの向上
まず日報に記入する内容について、「簡潔」かつ「正確」にすることは大切なのではないでしょうか。
上長に提出するからには当然に書き方も考なければいけないので、必然的にビジネス文書を意識するようになります。
実際に記入する内容（行った業務など）についても、仮に「データ入力」とだけ記入していては「何のデータ」か、また「何月（何日）のデータ」が不明ですね？
そういった理由から全て正式名称で記入しております。
『「簡潔」かつ「正確」』や「正式名称」など、これらは全てビジネス文書と共通しており、文書作成においての基礎となると感じませんか？
●業務の効率化
（1）業務の振り返り
業務を記録することで、時間の使い方に無駄がなかったかなど確認をすることができます。
必要に応じて改善を行うことでより質の高い仕事や効率的な時間の使い方に繋げることが出来ます。
（2）タスクの確認
自分自身のタスク管理のツールとして利用が出来ます。
自分の一日の予定を立て確認、またリマインドの役割にもなります。
●職場での円滑なコミュニケーションと業務評価
日報は共有のツールとなります。
とくに上長は各スタッフの業務の進行状況を把握しておく必要があります。
日報や朝礼で確認することで、業務が進んでいるスタッフには新たな業務の依頼を行ったり、滞っているスタッフにはヘルプを出すなどして仕事を流していくなど全体で連携していくことに繋がります。
実際に行った業務を確認し、業務スピードや時間の使い方などから評価に繋がる場合もあります。
●最後に
色々と話してまいりましたが、日報については
「時間的に記入が大変」
「そもそもどうやって書けばよいかわからない」
もしかするとやらされている感やめんどくさいと思う人もいるかもしれませんが、日報もひとつの「報告」です。
また、後から見直すと現在の成長を実感する事に繋がる場合もあります。
このように日報を日々作成するということは、人によっては成長に繋がるツールとなりえます。
日報作成についてお困りの方がいましたら、明日からは少し前向きに、そして読み手のことを考え取り組んでいただければ、先々の自分への成長に繋がるかと思います。
●スキルアップスマイルOIKE開所について
この度、私たちの支援をより多くの方へお届けするために、2拠点目となる「就労移行支援事業所スキルアップスマイルOIKE」を、2月にオープンすることとなりました。
動画にて案内をしておりますので、是非ご覧ください！
また内覧会についても開催いたしますので、少しでも興味を持っていただいた方は下記よりお気軽にお問合せください。
■最後に
トレーニングに関する記事は下記よりご覧ください。
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